Quanto costa davvero la perdita di sicurezza in ingresso al tuo data center

La “perdita” in un ambiente data center significa in genere violazioni, interruzioni o tempi di inattività. Ma alcune delle perdite più significative causate dalle debolezze della sicurezza fisica non compaiono affatto in questi rapporti.

Invece, si insinuano lentamente attraverso piccole deviazioni dalle procedure di controllo degli accessi definite che non causano incidenti di per sé, ma aumentano costantemente i costi di manodopera, creano esposizione alla conformità e riducono l'efficienza operativa nel tempo.

Gli ingressi sono sistemi operativi con un impatto diretto sul funzionamento quotidiano del tuo data center in modo fluido e affidabile.

Gli ingressi sono spesso trattati come controlli fissi...non come punti di rischio dinamici

I sistemi di alimentazione sono ridondanti. Il raffreddamento è monitorato. Le reti vengono sottoposte a test di carico, patchate e rafforzate contro le minacce in continua evoluzione.

Raramente gli ingressi ricevono lo stesso trattamento. Troppo spesso vengono progettati, implementati e poi dimenticati, in genere considerati “abbastanza buoni” una volta che i lettori di badge funzionano e l'accesso appare limitato.

Alla fine, ciò può portare a una disconnessione tra il modo in cui gli ingressi sono stati progettati per funzionare e il modo in cui effettivamente funzionano nella pratica. Man mano che i livelli di personale diventano limitati, le persone iniziano a ottimizzare la velocità. Niente fallisce. Ma il processo non funziona più come previsto.

L’efficienza operativa inizia a diminuire, inizialmente lentamente

La compromissione della sicurezza degli ingressi spesso inizia con una perdita di efficienza operativa.

Quando i controlli di accesso non riescono a imporre in modo coerente l'ingresso di una persona per credenziale, tale responsabilità ricade sulle guardie e sul personale. Qualcuno deve monitorare gli ingressi più da vicino, guidare le persone dove devono andare e approvare manualmente le eccezioni di accesso, ad esempio quando:

• Le guardie sono occupate a gestire gli accessi di routine invece di monitorare le telecamere
• I dipendenti si fermano per risolvere problemi relativi alle credenziali o per ricevere l'accesso manuale
• Gli appaltatori aspettano che le scorte o qualcuno risolvano la confusione
• Le linee di ingresso si intasano durante i cambi di turno o i periodi di punta dell'attività

I dipendenti e le guardie diventano vigili urbani anziché valutatori del rischio.

La copertura della guardia si trasforma in una spesa nascosta

Gli ingressi che richiedono un’intensa supervisione umana sono intrinsecamente imprevedibili. Quando l'affidabilità dell'ingresso inizia a diventare irregolare, è normale compensare assegnando una copertura di guardia aggiuntiva.

Gli esempi includono l'assegnazione di guardie aggiuntive durante i picchi di traffico, l'aggiunta di una copertura temporanea mentre i sistemi di ingresso sono inattivi o in modalità di manutenzione, l'approvazione di straordinari per gestire gli afflussi di appaltatori o l'assegnazione di personale temporaneo durante audit o attività ad alto rischio.

Finché un giorno, la bolletta del lavoro è aumentata in modo significativo a causa delle limitazioni del controllo degli ingressi e non a causa di alcun incidente reale.

Il tuo ingresso incide sui tempi di attività più di quanto potresti pensare

Che dire delle conseguenze secondarie quando il controllo degli accessi non viene sempre applicato agli ingressi? Ad esempio, i tecnici subiscono ritardi quando non possono accedere immediatamente all'edificio per completare la manutenzione preventiva, la risposta agli incidenti richiede più tempo perché i dipendenti aspettano in fila davanti alla porta, i dipendenti si sentono obbligati a eludere i controlli solo per mantenere un flusso di lavoro prevedibile oppure gli allarmi delle porte, le integrazioni e l'hardware non funzionano quando più necessario.

Se i ritardi all'ingresso iniziano a influenzare la risposta alla manutenzione, la risoluzione degli incidenti o l'accesso alle apparecchiature critiche, i tuoi ingressi ora influenzano l'affidabilità dei tempi di attività.

I rischi di conformità possono insinuarsi nel tempo

In molti casi, l'esposizione alla conformità si sviluppa molto prima che si verifichi un incidente o un'interruzione evidente. Le politiche di sicurezza spesso impongono che l’accesso sia limitato alle persone autorizzate, che l’ingresso e l’uscita siano registrati e verificabili, che l’accesso venga revocato quando non è più necessario e che i controlli funzionino in modo coerente.

Quando gli ingressi dipendono da un’applicazione ad hoc, possono esserci ampie discrepanze tra la politica e la realtà sul campo.

Gli esempi includono quando l'accesso dell'appaltatore non viene revocato in modo tempestivo, le credenziali vengono condivise o riutilizzate, le porte vengono tenute aperte per accelerare le consegne attraverso la sicurezza o un'attività di allarme è elevata, ma regolarmente ignorata o respinta.

Le soluzioni temporanee possono diventare realtà permanenti

Quasi tutti i problemi di sicurezza degli ingressi iniziano come soluzioni temporanee, come una porta tenuta bloccata mentre i tecnici terminano la manutenzione, un ingresso di riserva utilizzato per accelerare le consegne e una soglia di allarme regolata per eliminare i falsi allarmi.

Il rischio arriva quando queste soluzioni perdurano più a lungo di quanto originariamente previsto. La posizione di sicurezza è ora materialmente indebolita.

La sicurezza all'ingresso non “fallisce” nella maggior parte dei casi

Invece di cercare un singolo incidente che ha causato una perdita di sicurezza o di efficienza operativa, osserva tendenze come:

• Aumento costante delle ore di guardia
• Attriti operativi causati dai ritardi di accesso
• La preparazione dell'audit richiede più tempo a causa della scarsa documentazione
• Sono previste ulteriori eccezioni per facilitare l'accesso
• Il personale diventa sempre più dipendente dai controlli manuali

Quanto funzionano effettivamente i tuoi ingressi?

La vera domanda è se i tuoi ingressi funzionano ancora nel modo in cui opera la tua struttura.

E troppo spesso, i controlli all’ingresso che erano perfettamente adeguati cinque anni fa diventano lentamente obsoleti man mano che l’ambiente operativo cambia intorno a loro. Creano vulnerabilità e sfide operative facili da trascurare.

Diagnostica Operativa: Stai Già Pagando Costi Nascosti per Problemi di Ingresso?

Utilizza le seguenti domande come semplice strumento diagnostico per determinare se nella tua struttura sono già in corso costi di ingresso nascosti.

• Flusso di accesso e applicazione

Quando la comodità ha prevalso sull’applicazione dell’accesso con una sola persona/una credenziale? Le guardie di sicurezza o altri eludono spesso il tailgating, le approvazioni di accesso o la forzatura delle porte? Il personale, gli appaltatori, i revisori e le consegne entrano tutti dalla stessa porta? Gli ingressi comuni creano colli di bottiglia nella produttività che spesso trasformano l'applicazione delle norme in un giudizio.

• Supervisione e manutenzione del sistema

Con quale frequenza controlli le prestazioni dei sistemi di ingresso durante le condizioni operative tipiche? Alcune strutture esaminano solo le prestazioni di ammissione in seguito a un incidente o appena prima di un audit. Con quale frequenza vedi allarmi per porta tenuta aperta o porta forzata? Se ricevi questi allarmi regolarmente, vengono indagati o semplicemente riconosciuti e cancellati? Rivedi regolarmente le configurazioni degli ingressi per assicurarti che corrispondano alle condizioni operative attuali? Dovrebbero essere presi in considerazione fattori quali il personale, l’attività degli appaltatori e la modifica degli standard di conformità.

• Accedi alla gestione del ciclo di vita

Quanto fedelmente i tuoi sforzi di accesso replicano le tue operazioni quotidiane dalla concessione dell'accesso fino alla terminazione? L'accesso temporaneo al fornitore/appaltatore può essere concesso rapidamente per l'installazione per evitare di rallentare l'avanzamento del progetto, ma viene sempre effettuato il deprovisioning rapidamente? Che dire delle sostituzioni temporanee, delle modalità di bypass e delle eccezioni approvate al normale controllo degli accessi? Vengono sempre rimossi tempestivamente? I record di accesso e la configurazione di cui disponi oggi supererebbero l'esame se un revisore dei conti apparisse magicamente alla tua porta?

• Impatto operativo

Le prestazioni di ingresso hanno iniziato a influenzare le tue operazioni quotidiane? La congestione all'ingresso durante i cambi di turno, le chiusure per manutenzione o le consegne degli appaltatori possono creare piccoli ritardi su base giornaliera. Ti sei trovato a dover aumentare la copertura delle guardie nel tempo per compensare le difficoltà di accesso, anche se non si è verificato alcun evento scatenante evidente? I vostri sistemi di ingresso forniscono lo stesso livello di "accesso garantito" durante i periodi di bassa attività come durante i periodi di punta (ad esempio turni notturni, manutenzione di emergenza, utilizzo di appaltatori stagionali)?

Se hai risposto sì a una qualsiasi di queste domande, anche se in passato ti ha causato solo problemi minori, potresti potenzialmente perdere denaro oggi. Identificando e affrontando questi problemi ora, è possibile evitare di ridurre l'efficienza della struttura, la conformità alla conformità e la capacità di fare affidamento sui propri ingressi per aiutare la struttura a funzionare senza intoppi.