Qual desvio de segurança de entrada está realmente custando ao seu data center

“Perda” em um ambiente de data center normalmente significa violações, interrupções ou tempo de inatividade. Mas algumas das perdas mais significativas causadas por falhas de segurança física nem sequer aparecem nesses relatórios.

Em vez disso, eles avançam lentamente através de pequenos desvios dos procedimentos de controle de acesso definidos que não causam incidentes por si só, mas aumentam constantemente os custos trabalhistas, criam exposição à conformidade e reduzem a eficiência operacional ao longo do tempo.

As entradas são sistemas operacionais com impacto direto no funcionamento diário do seu data center de maneira suave e confiável.

As entradas são frequentemente tratadas como controles fixos... e não como pontos de risco dinâmicos

Os sistemas de energia são redundantes. O resfriamento é monitorado. As redes são testadas em carga, corrigidas e reforçadas contra ameaças em evolução.

As entradas raramente recebem o mesmo tratamento. Muitas vezes, eles são projetados, implantados e depois esquecidos, normalmente considerados “bons o suficiente” quando os leitores de crachás funcionam e o acesso parece restrito.

Eventualmente, isso pode levar a uma desconexão entre o desempenho das entradas e como elas realmente funcionam na prática. À medida que os níveis de pessoal aumentam, as pessoas começam a otimizar a velocidade. Nada falha. Mas o processo não funciona mais como planejado.

A eficiência operacional começa a diminuir, lentamente no início

A segurança de entrada comprometida geralmente começa com uma perda de eficiência operacional.

Quando seus controles de acesso não conseguem impor consistentemente a entrada de uma pessoa por credencial, essa responsabilidade recai sobre seus guardas e funcionários. Alguém precisa monitorar as entradas mais de perto, orientar as pessoas aonde elas precisam ir e aprovar manualmente as exceções de acesso, como quando:

• Os guardas estão ocupados lidando com o acesso de rotina em vez de monitorar câmeras
• Os funcionários param para resolver problemas de credenciais ou recebem acesso manual
• Empreiteiros esperam por acompanhantes ou alguém para resolver confusão
• As linhas de entrada ficam obstruídas durante mudanças de turno ou períodos de pico de atividade

Funcionários e guardas tornam-se guardas de trânsito em vez de avaliadores de risco.

A cobertura da guarda se transforma em uma despesa oculta

As entradas que requerem supervisão humana intensiva são inerentemente imprevisíveis. Quando a confiabilidade da entrada começa a ficar irregular, é comum compensar atribuindo cobertura adicional de guarda.

Os exemplos incluem a atribuição de guardas extras durante o pico de tráfego, a adição de cobertura provisória enquanto os sistemas de entrada estão inativos ou em modo de manutenção, a aprovação de horas extras para lidar com fluxos de empreiteiros ou a atribuição de pessoal temporário durante auditorias ou atividades de alto risco.

Até que um dia, sua conta trabalhista aumentou significativamente devido a limitações de controle de entrada e não por causa de algum incidente real.

Sua entrada afeta o tempo de atividade mais do que você imagina

E quanto às consequências secundárias quando o controle de acesso nem sempre é aplicado nas entradas? Por exemplo, os técnicos atrasam-se quando não conseguem aceder imediatamente ao edifício para concluir a manutenção preventiva, a resposta a incidentes demora mais tempo porque os funcionários esperam na fila à porta da frente, os funcionários sentem-se obrigados a contornar os controlos apenas para manter um fluxo de trabalho previsível ou os alarmes de porta, as integrações e o hardware não funcionam quando são mais necessários.

Se os atrasos na entrada começarem a afetar a resposta de manutenção, a resolução de incidentes ou o acesso a equipamentos críticos, suas entradas agora estarão influenciando a confiabilidade do tempo de atividade.

Os riscos de conformidade podem aumentar com o tempo

Em muitos casos, a exposição à conformidade se desenvolve muito antes de ocorrer um incidente ou interrupção óbvia. As políticas de segurança exigem frequentemente que o acesso seja restrito a indivíduos autorizados, que a entrada e a saída sejam registadas e auditáveis, que o acesso seja revogado quando já não for necessário e que os controlos funcionem de forma consistente.

Quando as entradas dependem de uma fiscalização ad hoc, podem existir grandes variações entre a política e a realidade local.

Os exemplos incluem quando o acesso do contratante não é revogado em tempo hábil, as credenciais são compartilhadas ou reutilizadas, as portas são mantidas abertas para acelerar as entregas através da segurança ou uma atividade de alarme é alta, mas é regularmente ignorada ou ignorada.

Soluções temporárias podem se tornar realidade permanente

Quase todos os problemas de segurança de entrada começam como uma solução temporária, como uma porta que é mantida sob controle enquanto os técnicos terminam a manutenção, uma entrada de backup que é usada para acelerar entregas e um limite de alarme que é ajustado para eliminar falsos acionadores.

O risco surge quando estas soluções demoram mais tempo do que o inicialmente previsto. A postura de segurança está agora materialmente enfraquecida.

A segurança de entrada não “falha” na maioria dos casos

Em vez de procurar um único incidente que desencadeou uma perda de segurança ou eficiência operacional, observe tendências como:

• Aumento consistente das horas de guarda
• Atrito operacional causado por atrasos no acesso
• A preparação da auditoria demora mais devido à documentação deficiente
• Mais exceções sendo feitas para facilitar o acesso
• Funcionários se tornando mais dependentes de controles manuais

Qual é o desempenho real de suas entradas?

A verdadeira questão é se suas entradas ainda funcionam da mesma forma que suas instalações.

E muitas vezes, os controles de entrada que eram perfeitamente adequados há cinco anos tornam-se lentamente desatualizados à medida que o ambiente operacional muda ao seu redor. Eles criam vulnerabilidades e desafios operacionais que são fáceis de ignorar.

Diagnóstico de operações: você já está pagando custos ocultos por problemas de entrada?

Use as perguntas a seguir como um diagnóstico simples para determinar se já existem custos ocultos de entrada em suas instalações.

• Fluxo de acesso e aplicação

Quando a conveniência superou a aplicação do acesso de uma pessoa/uma credencial? Os guardas de segurança ou outras pessoas frequentemente evitam a utilização não autorizada, aprovações de acesso ou forçamento de portas? Funcionários, contratados, auditores e entregadores entram pela mesma porta? Entradas comuns criam gargalos no rendimento que muitas vezes transformam a aplicação em julgamento.

• Supervisão e Manutenção do Sistema

Com que frequência você analisa o desempenho dos sistemas de entrada durante condições operacionais típicas? Algumas instalações apenas analisam o desempenho da entrada após um incidente ou imediatamente antes de uma auditoria. Com que frequência você vê alarmes de porta aberta ou forçada? Se você receber esses alarmes regularmente, eles serão investigados ou simplesmente reconhecidos e eliminados? Você revisa regularmente as configurações de entrada para garantir que correspondam às condições operacionais atuais? Fatores como pessoal, atividade do contratado e mudanças nos padrões de conformidade devem ser considerados.

• Acesse o gerenciamento do ciclo de vida

Até que ponto seus esforços de acesso replicam suas operações diárias, desde a concessão de acesso até o encerramento? O acesso temporário do contratante/fornecedor pode ser concedido rapidamente para instalação, para evitar a lentidão do progresso do projeto, mas é sempre desprovisionado rapidamente? E quanto às substituições temporárias, modos de bypass e exceções aprovadas ao controle de acesso normal? Eles são sempre removidos em tempo hábil? Os registros de acesso e a configuração que você tem hoje seriam aprovados se um auditor aparecesse magicamente à sua porta?

• Impacto Operacional

O desempenho de entrada começou a impactar suas operações diárias? O congestionamento de entrada durante mudanças de turno, fechamentos de manutenção ou entregas de prestadores de serviços pode criar pequenos atrasos diariamente. Você já precisou aumentar a cobertura da guarda ao longo do tempo para compensar os desafios de acesso, mesmo que nenhum evento desencadeador óbvio tenha ocorrido? Seus sistemas de entrada fornecem o mesmo nível de “acesso garantido” durante períodos de baixa atividade e durante os períodos de maior movimento (ou seja, turnos noturnos, manutenção de emergência, uso sazonal de empreiteiros)?

Se você respondeu sim a qualquer uma dessas perguntas, mesmo que isso tenha causado apenas pequenos problemas no passado, você pode estar perdendo dinheiro hoje. Ao identificar e resolver esses problemas agora, você pode evitar gastos com eficiência, prontidão para conformidade e capacidade de confiar em suas entradas para ajudar suas instalações a operar sem problemas.